Empresas que tercerizam arquivos reduzem custos em 80%

Você já pensou na possibilidade existir uma empresa que organizasse seus documentos!

O Centro Logístico de Arquivos Empresariais Ltda - CLAE foi fundado em abril de 2006, com a finalidade de solucionar e gerenciar arquivos com segurança e sigilo. Para isso, dispõe de profissionais especializados e atualizados, o que garante a qualidade dos serviços prestados aos clientes. CLAE é uma empresa que acredita no relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores; por isso, oferece a chave para uma melhor gestão dos arquivos e contribui diretamente para o crescimento e o aperfeiçoamento das empresas. Visando manter a troca de experiências e sua política de inovação, o CLAE busca constantemente o aprimoramento tecnológico para melhor servi-los.
Com objetivo de prover soluções em arquivamento, organização, segurança, sigilo e administração de arquivos, o CLAE disponibiliza ferramentas técnicas direcionadas para diversos tipos de necessidades, inclusive com a criação de novos produtos aplicados a cada solução.
O compromisso do CLAE é buscar a diferenciação através do atendimento aos clientes e da evolução permanente, desenvolvendo produtos e serviços compatíveis com as necessidades do mercado.
Nossa missão é atender com excelência aos nossos clientes, tendo como objetivo principal a organização da informação documental das empresas (guardar e como guardar documentos). Temos soluções adequadas para grandes, pequenas, médias e microempresas. Conheça os nossos serviços.

Objetivos

Oferecer um sistema de guarda de documentação e informação que permita ao usuário os seguintes benefícios:
• Metodologia padronizada
• Racionalização do tempo
• Qualidade no tratamento da documentação e da informação
• Economia de recursos físicos, materiais e humanos
• Rapidez na recuperação de informações e documentos
• Racionalização do espaço físico
•Terceirização total de arquivo ativo e/ou inativo e desenvolvimento de políticas de guarda e recuperação destes.
• Sigilo absoluto
• Sistema de segurança total 24 horas

Além da redução de custos, ainda dispomos de benefícios não menos importantes e implícitos, como o sistema de segurança contra incêndios e o fato de preservar documentos que poderiam gerar prejuízos incalculáveis caso fossem perdidos nos arquivos tradicionais.
Alfredo Jorge Sieczka, diretor administrativo, diz que "ao liberar espaços destinados à guarda (muitas vezes aleatória) de seus documentos, as empresas podem investir no melhor aproveitamento das salas e, principalmente, liberar funcionários para atividades mais focadas.

Pastas fora do lugar ou que se perdem é um problema comum e trazem resultados muitas vezes desastrosos. “Funcionários que passam a maior parte do dia ou tentando organizar os documentos ou encontrá-los apresentam baixo rendimento”.


É importante ressaltar que a organização dos documentos é essencial para a funcionalidade deste cuidado. Estar ciente da temporalidade e tipo de cada papel é o primeiro passo para se ganhar tempo e preservar a história da empresa.
Tendência de descentralizar arquivos, deixando sob incumbência de empresas terceirizadas a gestão dos documentos, tem permitido melhorar a desempenho de várias corporações. Rapidez no acesso a informações e integração entre empresas - ou mesmo dentro delas - são fatores que justificam o crescimento desse tipo de prestação de serviços. Em média, a terceirização representa o custo de somente 20% do valor total que a empresa gastaria para manter a guarda dos documentos em suas dependências (custo do espaço-físico, adequação deste espaço para preservação dos documentos, manutenção deste arquivo; luz, limpeza, funcionário para seu manuseio; custo/tempo para a localização de algum documento, entre outros itens que geram despesa para que a empresa gerencie seu arquivo).

Serviços

A organização é fator necessário em nossa vida, seja pessoal ou profissional. Sem dúvida, a desorganização é uma das causas de perda de tempo nas empresas. As pessoas reviram arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido.

Terceirização total de seu arquivo ativo e/ou inativo: organizamos todos os tipos de informações da empresa, criamos políticas de guarda e recuperação de documentos, o que significa:

• Acondicionamento e arquivamento de todo o material em caixas padronizadas de alta resistência (capacidade de até 10kg)
• Lacres de segurança com numeração em série
• Etiquetas codificadas
• Sistema de guarda com prateleiras desenvolvidas especialmente para as caixas padrão
• Digitalização de documentos com scanner de alta tecnologia, adaptável a qualquer tipo de documento
• Gravação de imagens
• Sistema computadorizado para guarda e localização imediata das caixas
• Envio das caixas por frota própria equipada com rastreador
• Consulta de documentos no local com infra-estrutura necessária
• Rigoroso controle de acesso aos arquivos. Somente pessoas autorizadas podem ter acesso aos mesmos
• Coordenação dos serviços, o que garante a qualidade no atendimento
• Classificação de documentos
• Elaboração de políticas de organização de documentos
• Triagem de documentos, obedecendo à tabela de temporalidade, baseada na legislação atual
• Administração do estoque de dados e documentos
• Monitoração da tecnologia da informação
• Recuperação de dados e documentos de forma eficiente seja quanto ao objetivo do cliente, ao custo e ao tempo
• Serviços diferenciados e melhor relação custo-benefício financeiro, comparando-se aos preços de outras soluções menos eficientes
• Segurança 24 horas ininterruptamente, com monitoramento por empresa especializada
• Circuito interno e externo de câmeras
• Detectores e alarmes de incêndio, conforme exigências do Corpo de Bombeiros
• Caixa dágua com bomba de alta pressão interliga à rede de hidrantes.

“A sede do CLAE possui aproximadamente 900m² de modernas instalações visando à guarda física e virtual de arquivos”.

Guardar de arquivos

Armazenamos em áreas exclusivas arquivos ativos e inativos de qualquer empresa. Organizamos todos os tipos de informação de que você necessita e desenvolvemos políticas de guarda e recuperação de documentos.
Entre as várias vantagens deste processo, podemos citar:

• Liberação de espaço, que poderá ser utilizado para outros fins
• Segurança 24 horas, com monitoramento por empresa especializada e circuito de TV
• Sigilo absoluto
• Sistema de guarda com prateleiras desenvolvidas especialmente para as caixas padrão
• Lacres de segurança com numeração em série
• Etiquetas codificadas
• Rigoroso controle de acesso aos arquivos
• Arquivamento e acondicionamento em caixas padronizadas e de alta resistência
• Entrega e busca de documentos solicitados
• Detectores e alarmes de incêndio, conforme exigências do Corpo de Bombeiros
• Terceirização total de guarda de seus documentos.





DIGITALIZAÇÃO

A empresa CLAE oferece as melhores condições ambientais dos acervos, considerando o arquivamento dos documentos a médias e longo prazo.
O CLAE conta com equipamentos e pessoal habilitado para digitalização de documentos nas formas mais variadas transformando-os em arquivos digitais para facilitar a pesquisa quando necessário.
Também desenvolve e implanta métodos e procedimentos para o tratamento, a organização e o manuseio de documentos de acordo com as necessidades operacionais e legais inerentes a cada tipo de documento.
Cada documento necessita de um ambiente específico e meio adequado de manuseio e guarda. Para atender a estes requisitos, o CLAE dispõe de ambientes e equipes para manusear documentos em papel e outras mídias.
Organizamos todos os tipos de informações da sua empresa, assim como desenhamos políticas de guarda e recuperação de documentos. É a terceirização total de seu arquivo ativo ou inativo.







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